Quand une entreprise doit recruter quelques personnes par mois, elle peut encore fonctionner sans stratégie globale. Quand elle approche les 450 recrutements par an, l'équation change complètement.

Comment accélérer le recrutement sans faire baisser la qualité ? Comment éviter que l'urgence pousse les managers à accepter un profil « suffisant » ? Et comment préserver la qualité de l’expérience candidat lorsque les volumes explosent ?

C'est précisément le système qu'ont détaillé Sarah Ben Allel, DRH de Qonto, Aurélien Drieu, Head of Talent Acquisition, et Joshua Gibbons, Lead Talent Acquisition, lors d'un épisode live du podcast Level Up HR Community animé par Jennifer Sitruk.

Sarah connaît particulièrement bien les différentes étapes de cette transformation : elle a rejoint Qonto comme première RH lorsque l'entreprise comptait environ 40 collaborateurs.

Aujourd'hui, l'équipe RH rassemble près de 70 personnes. Une conviction traverse tout le parcours de Sarah : le recrutement n'est pas seulement un moyen de pourvoir des postes. C'est une vitrine de l'entreprise, de ses valeurs, de sa façon de travailler et de son niveau d'exigence.

Voici sept enseignements à retenir de l'organisation mise en place chez Qonto.

1. Anticiper en investissant dans le recrutement

Lorsque Sarah arrive chez Qonto, l'entreprise aurait pu gérer d'abord l'urgence, puis professionnaliser le recrutement plus tard.

Qonto choisit l'inverse.

Tout de suite, l'entreprise développe un plan d'action :

• Investir dans des recruteurs
• Structurer les étapes du processus
• Travailler la marque employeur
• Former les managers
• Adopter des outils dédiés

« Il faut investir très tôt », résume Sarah.

À première vue, certains investissements peuvent sembler disproportionnés dans une petite organisation. Mais ils permettent précisément d'éviter de reconstruire toute la fonction recrutement lorsque les volumes deviennent critiques.

Cette logique vaut aussi sur le plan financier. Sarah invite les DRH à comparer le coût d'une équipe interne avec l'accumulation des recrutements urgents confiés à des cabinets.

Aujourd'hui, Qonto indique faire très peu appel à des cabinets externes, même pour des postes de direction.

Pour un DRH, la bonne question n'est donc pas uniquement : combien me coûte mon équipe Talent Acquisition ? C'est aussi : combien me coûtera l'absence d'une véritable expertise recrutement lorsque l'entreprise devra accélérer ?

2. Cadrer le besoin avant de commencer à recruter

Une fois les moyens mis en place, le premier réflexe ne devrait pas être de publier une offre.

Chez Qonto, le recrutement commence par un kick-off entre le recruteur et le manager. L'objectif n'est pas seulement de rédiger une fiche de poste, mais de questionner le besoin lui-même.

Pourquoi recrute-t-on ? Quelles compétences manquent réellement dans l'équipe ? Quels critères permettent de dire que la personne réussira dans six mois ? Et surtout : le profil cible du manager existe-t-il vraiment sur le marché ?

Ce travail préparatoire donne au recruteur quelque chose d'essentiel : de la légitimité face au business.

Dans l'entreprise, certains kick-offs se sont arrêtés presque immédiatement après la question « Pourquoi tu recrutes ? », parce que le besoin n'était finalement pas suffisamment justifié.

C'est là que le métier change de nature. Le recruteur n'exécute plus une commande. Il devient un business partner capable de challenger le manager, voire de dire non.

La formation des managers suit la même logique. Chez Qonto, elle n'est plus pensée comme une formation ponctuelle que l'on dispense une fois pour toutes. Elle se fait au fil des recrutements, au contact de situations réelles. Le recruteur accompagne, challenge et fait progresser le manager en continu.

3. Industrialiser le processus, pas la relation avec le candidat

Standardiser sans déshumaniser : c'est tout le paradoxe du recrutement à grande échelle.

En effet, pour recruter à grande échelle, il faut standardiser. Mais si l'on standardise tout, l'expérience candidat risque rapidement de devenir impersonnelle.

Qonto cherche donc à industrialiser l'infrastructure tout en conservant une expérience aussi personnalisée que possible.

Le processus repose généralement sur quatre étapes incompressibles :

1. Entretien RH
2. Échange avec le manager direct
3. Case study
4. Entretien avec le N+2

Selon les postes, le parcours peut aller jusqu'à six ou sept étapes.

Cela semble long ? Pour l'équipe RH de Qonto, le problème n'est pas nécessairement le nombre d'entretiens. C'est le temps perdu entre chacun d'eux. Qonto vise ainsi environ 20 à 25 jours calendaires entre le premier contact et l'offre pour les contributeurs individuels, et autour d'un mois maximum pour les managers.

Autre choix structurant : éviter de surcharger les recruteurs. Dans l'entreprise, un Talent Acquisition Manager gère généralement entre trois et cinq postes simultanément. Il est plus facile de gérer quatre recrutements que vingt.

Pour accélérer, la solution n'est donc pas forcément d'accumuler les postes par recruteur. Elle consiste à créer suffisamment de structure pour que chacun puisse rester performant sur les recrutements dont il a réellement la charge.

4. Mesurer la réussite après l'embauche

La pression d'un poste vacant est immédiate. Une chaise vide se voit. Et lorsqu'un manager attend depuis plusieurs semaines, la tentation de faire un compromis grandit.

Qonto l'a déjà expérimenté.

L'entreprise a parfois accéléré trop fortement et accepté de réduire son niveau d'exigence. Les conséquences se sont ensuite reflétées dans le taux de validation des périodes d'essai.

C'est précisément pour éviter ce biais que Sarah compare le recrutement à un funnel de conversion commercial : il faut définir clairement le résultat que l'on cherche à obtenir.

Et ce résultat n'est pas simplement une signature.

« Il ne s'agit pas de recruter pour recruter », insiste Sarah.

Le recrutement est réussi lorsque la personne recrutée réussit réellement dans son poste.

Chez Qonto, la validation de la période d'essai fait donc partie des indicateurs de référence. Le taux tourne autour de 90 % pour 450 recrutements annuels.

L'équipe suit également les KPI suivants :

• La satisfaction candidat
• La rapidité du recrutement
• La productivité
• Les efforts réalisés en matière de parité

La leçon pour les DRH : un bon tableau de bord recrutement doit combiner vitesse et qualité. Sinon, on risque simplement de récompenser la capacité à pourvoir rapidement des postes, indépendamment de l'issue.

5. Traiter l'expérience candidat comme une expérience client

Pour Qonto, l'exigence ne concerne pas uniquement la sélection.

Elle concerne aussi la manière dont chaque candidat est traité, qu'il soit finalement recruté ou non.

Sarah défend une vision particulièrement forte : « On traite nos candidats comme on a envie de traiter nos clients. »

Un candidat refusé aujourd'hui peut en effet :

1. Devenir un candidat pertinent dans trois ans
2. Recommander Qonto à quelqu'un de son réseau
3. Contribuer à la réputation employeur de l'entreprise

Qonto mesure donc la satisfaction des candidats après le processus et analyse les retours régulièrement. Lorsque l'expérience est insatisfaisante, les équipes peuvent reprendre contact pour comprendre ce qui a dysfonctionné.

Même logique pour les refus. Plus un candidat a investi de temps dans le processus, plus le feedback doit être qualitatif. Après certaines étapes, les équipes privilégient notamment l'appel téléphonique afin de donner un retour précis et nuancé. Les managers concernés peuvent eux aussi être impliqués.

L'expérience candidat devient alors bien plus qu'un indicateur de satisfaction : elle participe directement à la qualité du recrutement futur.

6. Agir sur la diversité dès l'entrée du pipeline

Pour améliorer la diversité des recrutements, attendre la sélection finale est souvent déjà trop tard.

Dans certains métiers, notamment dans la tech, le vivier de départ est déjà fortement déséquilibré. Si neuf candidatures sur dix proviennent d'hommes, les chances d'aboutir naturellement à des recrutements plus paritaires restent faibles.

Qonto agit donc en amont : les équipes cherchent à équilibrer le pipeline en allant davantage sourcer certains profils sous-représentés, tout en conservant ensuite les mêmes critères d'évaluation pour tous.

Sur les métiers où le déséquilibre est plus structurel, cette réflexion s'étend à d'autres initiatives :

• Campus management
• Sensibilisation des jeunes
• Reconversion professionnelle

Pour les DRH, le changement de perspective est utile : ne mesurez pas uniquement la diversité à la sortie du funnel. Regardez d'abord qui a réellement eu la possibilité d'y entrer.

7. Utiliser l'IA pour récupérer du temps à forte valeur ajoutée

Les RH de Qonto expliquent que l'IA n'a pas supprimé le travail des recruteurs. Elle a changé la manière de l'effectuer.

Les équipes l'utilisent notamment pour :

• Accélérer la rédaction d'annonces
• Retranscrire les entretiens
• Identifier des questions qui auraient pu être posées
• Produire plus rapidement des comptes rendus
• Créer certains outils internes

Ces usages ont permis à l’entreprise de gagner environ 20 % de productivité en moins de six mois.

Ce temps est ensuite réinvesti dans l'accompagnement des managers, l'amélioration du processus et l'expérience candidat.

La frontière reste nette. L'IA peut aider, challenger et faire remonter des signaux. Elle ne prend pas la décision finale. Chaque CV reçu reste regardé par un humain.

Cette vigilance vaut d'ailleurs aussi pour les biais humains. Lorsqu'un manager affirme simplement « Je ne le sens pas », l'équipe RH demande pourquoi. L'intuition doit être confrontée aux critères définis lors du kick-off.

Autrement dit, l'IA ne dispense pas de structurer la décision. Elle rend cette structuration encore plus importante.

Recruter vite ne signifie pas prendre des raccourcis

Le système décrit par Sarah et l'équipe Talent Acquisition de Qonto repose finalement sur une idée simple : la vitesse ne vient pas d'un processus moins exigeant. Elle vient d'un processus mieux préparé.

Investir tôt. Challenger le besoin. Donner de la légitimité aux recruteurs. Standardiser ce qui peut l'être. Mesurer la réussite au-delà de la signature. Soigner l'expérience candidat. Travailler la diversité dès le sourcing. Et utiliser l'IA pour remettre du temps humain là où il a le plus de valeur.

Pour un DRH, une question permet de tester la solidité de son propre modèle : si votre volume de recrutements doublait demain, votre système actuel vous permettrait-il de maintenir le même niveau d'exigence ?

Maintenant, à vous de jouer !

Pour appliquer les enseignements de Qonto à votre stratégie de recrutement, choisissez une première action et lancez-la dès cette semaine.

• Auditez vos besoins de recrutement à 12–24 mois pour dimensionner dès maintenant les ressources, compétences et outils nécessaires.
• Instaurez un kick-off systématique avec le manager pour challenger le besoin, définir le profil recherché et fixer les critères de réussite avant d'ouvrir un poste.
• Cartographiez chaque étape de votre processus de recrutement et supprimez les délais qui n'apportent aucune valeur à la décision.
• Limitez le nombre de recrutements gérés simultanément par chaque recruteur afin de préserver la qualité et le rythme du processus.
• Pilotez conjointement la vitesse, la satisfaction candidat et la validation des périodes d'essai plutôt que de mesurer uniquement le nombre de postes pourvus.
• Formalisez un standard de feedback pour que chaque candidat bénéficie d'un retour adapté à son niveau d'avancement dans le processus.
• Analysez la diversité dès l'entrée du pipeline et renforcez le sourcing lorsque certains profils sont sous-représentés.
• Identifiez les tâches répétitives que l'IA peut accélérer tout en réservant systématiquement les décisions de recrutement aux humains.
• Réinvestissez le temps gagné grâce aux outils dans l'accompagnement des managers, l'expérience candidat et l'amélioration continue du processus.
• Comparez régulièrement le coût de votre expertise recrutement interne à celui des recrutements urgents, des erreurs de casting et du recours aux prestataires externes.

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