Zeit ist Geld? Nein. Zeit ist Kultur.

Wie Unternehmen mit Zeit umgehen, zeigt mehr über ihre Kultur als jede Vision an der Wand. Wer nur taktet, verliert. Wer gestaltet, gewinnt Fokus, Wirksamkeit und Sinn.

Jonas Geißler ist Zeitexperte, Organisationsberater und Philosoph im besten Sinne. Er begleitet Unternehmen dabei, ihren Umgang mit Zeit neu zu denken. Nicht als Ressource, sondern als Kulturfrage. In der aktuellen Folge von Level Up HR spricht er mit unserem Host Johannes Füß darüber, warum Zeitgestaltung ein strategischer HR-Hebel ist und was Unternehmen konkret tun können, um aus dem „Busy-Modus“ in die echte Wirksamkeit zu kommen.

Zeit neu denken: Von Chronos zu Kairos

Wir alle kennen das Gefühl: Die Woche ist voll, alles ist durchgetaktet, aber am Freitag fragt man sich, was wirklich Sinn gestiftet hat.

Jonas Geißler bringt eine neue Perspektive ins Spiel. Er unterscheidet zwischen zwei Zeitbegriffen der Antike: Chronos, der lineare Zeitpfeil, vorausschauend, planend. Und Kairos, der Gott des richtigen Augenblicks.

„Kairo ist ein Konzept lebendiger Zeit, jenseits von strikten Plänen und Terminen.“

Statt starrer Planung braucht es Offenheit für Serendipität, also das Finden von Dingen, nach denen man gar nicht gesucht hatte. Genau dort entsteht Kreativität, Innovation und echte Kulturveränderung.

Der Impuls ist klar: HR sollte nicht nur Zeit managen, sondern Räume schaffen, in denen Kairos eine Chance hat. Nicht nur aus Wellbeing-Gründen - allen voran zum Zweck der Wirksamkeit und Wertschöpfung.

Das Realtime-Lab: Ein Labor für neue Zeitkulturen

Neue Prinzipien für Zeitgestaltung sind schnell formuliert, aber schwer umzusetzen. Genau deshalb verfolgt Jonas Geißler einen prototypischen Ansatz: Lernen durch bewusstes Experimentieren.

„Ich baue einen Prototypen, probiere ihn aus und schaue, wie er wirkt. Kein Perfektionsanspruch, 80 % Wirkung ist das Ziel.“

Er nennt das Realtime-Lab: einen geschützten Raum für Teams, Führungskräfte oder ganze Bereiche, um über einen definierten Zeitraum neue Zeitmuster auszuprobieren.

Zum Beispiel:

• Zeitraum: 6–10 Wochen
• Beteiligte: einzelne Teams, Bereiche oder Führungsebenen
• Ziel: Neue Praktiken rund um Fokus, Regeneration, Meetingkultur, Deep Work etc. testen

Das Ziel ist nicht sofortige Perfektion, sondern Erfahrung: Was funktioniert? Was stiftet Wirkung? Was kann bleiben?

Organisationen verändert man weder rein über Worte in Form von Mission-Statements, Strategiepapieren oder Guidelines, noch rein über KPIs, noch über Appelle an Haltung und Mindset. Organisationen bestehen aus Praktiken - also Interaktionsmustern, die sich selbstorganisiert bilden und meist unbewusst ablaufen. Und über neue Praktiken lassen sie sich auch verändern.

Es braucht ein wenig Zeit, um diese neuen Praktiken zu erleben und um sie dann dauerhaft zu etablieren. Hierzu ist das Format des Labs hervorragend geeignet.

Fokus ist keine Kalenderfunktion, sondern eine strategische Entscheidung

Was erfolgreiche 4-Tage-Wochen, Meeting-Reduktionen oder Fokuszeiten gemeinsam haben? Sie alle setzen auf Begrenzung als Ermöglichung.

“Fokus ist, was du gewinnst, wenn du den Mut hast einiges anders zu verlieren!”

„Es gehört auch dazu zu sagen, was alles nicht getan wird, damit wertschöpfende Tätigkeiten in den Fokus der Aufmerksamkeit und in die Kommunikation gelangen.“

Viele Unternehmen unterschätzen, wie teuer Fragmentierung ist. Wer ständig zwischen Tasks springt, verliert nicht nur Konzentration, sondern auch Sinn. Hierzu gibt es zahlreiche Studien.

Laut der Studie von Vera Starker und ihrem Team kosten häufige Unterbrechungen und Störungen im Arbeitsalltag die deutsche Wirtschaft jährlich 114 Milliarden Euro. Das sollte doch genau den Anreiz geben, dagegen etwas zu tun.

Was helfen kann:

• Fokusblöcke als Standardzeiten verankern
• Subtraktives Management mit der Let-it-be-Liste
• Meetings begrenzen - in Anzahl, Dauer und Teilnehmer:innen
• Rituale für Regeneration, Anfänge und Übergänge (z. B. stille Morgen, Pausen, Check-Ins, Spaziergänge)

HR kann hier als Architekt:in wirken. Nicht mit Druck, sondern durch Rahmen und Rollenvorbilder. Es geht um die Ermutigung zu subtraktivem Management in einer additiven Welt. Wenn der Möglichkeitsraum wächst - und das tut er ständig - steigt die Menge an Dingen, die wir lassen müssen, damit wir andere Dinge tun können. Und dem liegt ein Entscheidungsprozess zu Grunde. HR und auch Führungskräfte sollten hierbei unterstützen.

HR als Zeitarchitekt: Struktur. Kultur. Selbstführung.

Zeitgestaltung beginnt nicht im Outlook-Kalender, sondern in den Strukturen, Werten und Gewohnheiten eines Unternehmens.

Jonas Geißler unterscheidet vier zentrale Gestaltungsebenen:

1. Strategisch: Inwiefern ist Fokus ein Teil unseres Geschäftsmodells? Worauf fokussieren wir uns? Welche Ziele geben Orientierung? Wie operationalisieren wir Fokus?
2. Strukturell: Welche Tools, Rhythmen und Räume unterstützen Deep Work und Klarheit?
3. Kulturell: Was wird belohnt: Busyness oder echte Wirkung? Welche Geschichten erzählen wir uns über Zeit?
4. Individuell: Wie stärken wir Kompetenzen wie Selbstführung und Achtsamkeit?

Gerade im digitalen Dauerrauschen wird Selbstführung zur Schlüsselkompetenz. Doch sie lässt sich nicht allein durch Appelle verbessern.

„Die beste Selbstregulation ist, Situationen zu vermeiden, in denen ich mich selbst regulieren muss.“

Das bedeutet: HR muss Rahmenbedingungen schaffen, die Menschen nicht permanent überfordern, sondern Fokus, Konzentration und Erholung ermöglichen. Hierbei spielen drei Dinge eine wesentliche Rolle:1. Entscheidungen: den Grad an selbstbestimmten Zeitentscheidungen erhöhen, Abgrenzung wertschätzen, subtraktive Entscheidungen fördern, Fokus ausbauen.2. Erwartungen:Erwartungen und Erwartungs-Erwartungen an Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, Visibility, Wertschätzung, etc. klären und so wirksamkeitsschädliche Muster vermeiden.3. Psychologische Sicherheit: sanktionsfreie Zeiten und Räume gewähren, in denen neues Zeitverhalten ausprobiert werden kann und in denen auch radikalere Zeitentscheidungen (z.B. bzgl. Abgrenzung, Weglassen, Fokussieren) wirksam werden können. 

Zeit & Sinn: Care-Arbeit, Zugehörigkeit und die Frage nach dem Wesentlichen

Zeit ist mehr als Produktivität. Sie ist eine Frage von Gerechtigkeit, Zugehörigkeit und Anerkennung. Jonas Geißler verweist auf das 4x4-Zeitmodell der Philosophin Frigga Haug.

Es unterteilt den Tag in vier gleichwertige Bereiche:

• 4 h Erwerbsarbeit
• 4 h Care-Arbeit (für Kinder, Angehörige, Gemeinschaft)
• 4 h Self-Care (Regeneration, Bildung, Gesundheit)
• 4 h gesellschaftliches Engagement

Die Idee: Ein gutes Leben braucht mehr als nur Arbeit. Es braucht Balance.

„Care-Arbeit wird häufig schlecht bezahlt – ist aber Voraussetzung für Leistung.“

Für Unternehmen bedeutet das: Wer auf Leistungsfähigkeit und Innovationskraft setzt, darf Care-Arbeit nicht outsourcen oder ignorieren. Sie ist Teil des Systems und muss als solche mitgedacht werden.

Was Organisationen konkret tun können:

• Care-Verantwortung anerkennen (z. B. durch flexible Modelle)
• Psychologische Sicherheit schaffen, in der Menschen offen über Belastung sprechen
• Deep Work fördern, nicht Dauerverfügbarkeit belohnen

Fazit: Wer Zeit gestaltet, gestaltet Zukunft

Zeitgestaltung ist weit mehr als Terminplanung. Sie ist eine Führungsaufgabe. Sie entscheidet über Energie, Sinn, Zugehörigkeit und Innovation.

HR hat heute die Chance, Zeit nicht als Engpass zu verwalten, sondern als strategische Kraft zu gestalten. Dafür braucht es keine perfekten Pläne, sondern mutige Experimente. Keine neuen Tools, sondern eine neue Narrative. Und die Bereitschaft, selbst Vorbild zu sein für Fokus, Klarheit und echte Wirkung.

Die zentrale Frage lautet: „Welche Zeit wollen wir in unserem Unternehmen kultivieren?“

8 Schritte, wie HR Zeit wirksam gestalten kann

1. Startet mit einem Zeit-Audit: Wo gehen aktuell Fokus, Energie und Wirkung verloren? Fragt in Feedback-Gesprächen gezielt nach Zeitfressern, wie z. B. Endlos-Meetings, Tool-Chaos oder Kontextwechseln.
2. Plant ein Realtime-Lab: Wählt einen überschaubaren Zeitraum (z. B. 8 Wochen), in dem Teams gezielt mit neuen Zeitstrukturen experimentieren. Fokuszeiten, meetingfreie Nachmittage oder Deep-Work-Blöcke können Teil des Prototyps sein.
3. Begrenzt bewusst: Meetings mit klaren Timeboxen, kleinere Teilnehmerkreise, Priorisierung von Tasks. Weniger Regeln führen nicht zu weniger Struktur, sondern zu mehr Klarheit.
4. Lebt neue Narrative: Belohnt Klarheit statt Dauerverfügbarkeit. Sprecht offen über den kulturellen Shift von „viel gemacht“ hin zu „wirksam gewirkt“.
5. Verankert Rituale: Startet den Tag mit einem Fokus-Check-in, integriert Feedback-Loops und plant regelmäßige Denkpausen ein. Zeitgestaltung braucht Wiederholung, um wirksam zu werden.
6. Fördert Selbstführung: Bietet Trainings zu digitaler Achtsamkeit, Umgang mit Informationsflut oder persönlicher Energiehygiene an. Peer-Coaching kann helfen, Gewohnheiten nachhaltig zu verändern.
7. Nutzt eure systemischen Hebel: Ob OKRs, Teamcharta oder Führungsverständnis: alle operativen Elemente können Zeit als strategisches Gut integrieren.
8. Messt Wirkung: Fragt nach Veränderungen in Energielevel und Zufriedenheit. Lasst Teams selbst bewerten, welche Formate wirklich entlasten.

So gelangt ihr vom Hamsterrad in den Driver's Seat. Ihr verwandelt gefüllte Tage in erfüllte Tage und steigert eure Wirksamkeit.

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